Funktionen E-Dossier

Welche Funktionen bietet das E-Dossier?

• Belege dem E-Dossier hinzufügen
• Ablagesystem der Belege
• Kategorien erstellen und zuordnen
• Belege im E-Dossier bearbeiten
• Umwandlung und Export von Exceldateien
• Dokumente wiederherstellen

• Weitere Funktionen (speichern, drucken und per Mail versenden)

   

Belege dem E-Dossier hinzufügen
 

Beschreibung:

Die Software unterstützt neben PDF-Dateien auch Office-Formate wie Word und Excel, sowie alle relevanten Bildformate wie JPG, TIFF oder PNG.

Die Belege können dem E-Dossier auf folgende Arten zugefügt werden:

• Datei, Ordner oder URL mit wenigen Klicks hinzufügen
  
  
   
• Drag & Drop Funktion: Digitale Dokumente lassen sich per Drag & Drop direkt aus E-Mails oder Datei-Systemen importieren.
  
  
   
• Scanning Funktion via Hotfolder: Eingescannte Belege lassen sich unter Verwendung von Trennblättern automatisch einer Steuererklärung und einer Beleg-Kategorie zuordnen.
  
  

→ Hotfolder einrichten
 

• SnapShare Funktion: Mit der Smartphone-App SnapShare® können Sie die Dokumente fotografieren und mittels einem QR-Code automatisch der Steuererklärung oder dem Mandanten hinzufügen. Sie können Snap.Share gratis im App Store (iOS) oder GooglePlay (Android) herunterladen:

→ Beleg mit Snap.Share hinzufügen (Android)
 

→ Beleg mit Snap.Share hinzufügen (iPhone)

Ablagesystem der Belege
 

Beschreibung:

Dauerakten können unter Namen des Mandanten zentral beim Mandanten abgelegt oder jahrübergreifend der entsprechenden Steuererklärung zugeordnet werden.

Kategorien erstellen und zuordnen
 

Beschreibung:

Die im E-Dossier eingefügten Belege können in Kategorien zugeordnet werden. Dabei unterscheiden sich zwei wesentliche Funktionen der Belegverwaltung:
 

Interne Kategorien:

Die interne Kategorisierung dient zur internen Übersicht der Belege im E-Dossier. Um eine interne Kategorie zu setzen, wähle Sie neben der Dokumentenvorschau im Feld Kategorie die zugehörige Kategorie aus.

Sollten bestimmte Belege nicht mitgesendet werden können Sie die Box Intern ankreuzen.

Zusätzlich kann im Feld Interner Kommentar eine Notiz eingegeben werden. Alle Belege, die bereits einer Kategorie zugeordnet sind, sind links in der Auflistung ersichtlich.

Online Kategorie:

Bei der Online-Einreichung der Steuererklärung ist zwingend eine Kategorie zu setzen, damit die Belege übermittelt werden können. Dabei ist ebenfalls neben der Dokumentenvorschau die entsprechende Kategorie zu wählen. Die Übersicht darüber, wie viele Dokumente welchen Kategorien zugeordnet sind, ist dieselbe wie bei der internen Kategorisierung.

Neue interne Kategorie erstellen 

Um eine neue Kategorie zu erstellen, führen Sie bitte folgende Schritte aus:

1. Klicken Sie auf Kategorie bearbeiten.
2. Klicken Sie im neuen Fenster auf Neue Kategorie.
3. Beschriften Sie die neue Kategorie.
4. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Belege im E-Dossier bearbeiten
 

Beschreibung:

PDF-Dateien lassen sich per Mausklick aufsplitten und zusammenführen.
 

PDF zusammenführen

1. Wählen Sie alle Dokumente aus, die Sie zusammenführen möchten.
2. Wählen Sie In PDF zusammenführen.
3. Ändern Sie falls nötig die Reihenfolge der Dokumente.
4. Bei Bedarf können Sie dem zusammengeführtem Dokument einen neuen Namen geben
5. Klicken Sie auf Zusammenführen.
6. Das zusammengeführt PDF wird erstellt.
7. Die Beschreibung lässt sich immernoch im nachhinein auf der rechten Seite ändern oder weiter bearbeiten
    
   
    

PDF aufsplitten

1. Klicken Sie auf das entsprechende PDF.
2. Klicken Sie bei der entsprechenden Seite auf Neuer Abschnitt ab hier.
3. Beschriften und verwalten Sie den neuen Abschnitt.
4. Klicken Sie auf Änderungen übernehmen.
5. Um den Vorgang abzubrechen klicken Sie auf Teilen aufheben.
   
   
   
   

PDF anpassen und speichern*

1. Klicken Sie auf das entsprechende PDF.
2. Klicken auf der rechten Seite im Belegausschnitt auf die Lupe oder im Startmenü auf Datei bearbeiten.
3. Der Beleg wird geöffnet.
4. Bearbeiten Sie den Beleg und speichern Sie ihn.
5. Im Belegausschnitt wird der angepasste Beleg angezeigt.
   
   *= Je nach externem PDF-Programm und Version
   
   
   
   
   
   

Umwandlung und Export von Exceldateien
 

Beschreibung:

Bilder, Word- und Excel-Dateien etc. können auch direkt in ein PDF umgewandelt werden. Zudem können auch alle Beleg-Informationen anhand der Spalten in ein Excel exportiert werden. 

In PDF umwandeln:

Führen Sie dazu folgende Schritte aus:

1. Wählen Sie die entsprechende Datei aus.

2. Klicken Sie im Menüband auf Start.

3. Klicken Sie auf In PDF umwandeln.
   
   

Nach Excel exportieren:

Wenn Sie Belege aus dem E-Dossier in eine Excel-Liste exportieren möchten, führen Sie folgende Schritte aus:

1. Klicken Sie im Menüband auf Import / Export.
2. Klicken Sie auf Nach Excel exportieren.
3. Bestimmen Sie, welche Daten in der Excel Tabelle angezeigt werden.
4. Ändern Sie nach belieben die Reihenfolge der spalten.
5. Klicken Sie auf Exportieren.
   
   
    

Dokumente wiederherstellen
 

Beschreibung:

Sollte ein Beleg fehlerhaft importiert worden sein oder aufgrund eines Defekts nicht korrekt angezeigt werden, kann er zurückgesetzt werden.

1. Wählen Sie den entsprechenden Beleg aus.
2. Klicken Sie auf Dokument wiederherstellen.
   
   

Weitere Funktionen (speichern, drucken und per Mail versenden)
 

Beschreibung:

Im E-Dossier können einzelne Belege gedruckt, gespeichert, kopiert oder auch per E-Mail (optional mit Passwort-Schutz) einfach versendet werden.

Führen Sie dazu folgende Schritte aus:

1. Wählen Sie den entsprechenden Beleg aus.

2. Über das Startmenü oder durch klicken mit der rechten Maustaste können Sie das Menü mit den weiteren Funktionen aufrufen.
    

Ausserdem kann im Druckmenü der Steuererklärung auch gleich die Steuererklärung als PDF-Datei im E-Dossier abgespeichert werden.