Einrichten Hotfolder

Wie kann der Hotfolder eingerichtet werden?

Beschreibung:

Dr. Tax E-Dossier bietet einen automatisierten Prozess, die eingescannten Belege von einem definierten Datenpfad automatisch abzuholen und im E-Dossier dem Steuerkunden zuzuordnen.

Dokumente, die mit einem Deckblatt im Hotfolder abgelegt werden, werden automatisch vom E-Dossier eingelesen und entsprechend verarbeitet. Pro Benutzer kann ein oder mehrere Hotfolder eingerichtet werden.

Um neue Hotfolder anzulegen, führen Sie folgende Schritte aus:

1. Klicken Sie im Menüband auf Scanning.
2. Klicken Sie auf Hotfolder konfigurieren.
3. Klicken Sie auf Hotfolder erstellen.
4. Klicken Sie im Register Hotfolder auf die blaue Fläche.
5. Klicken Sie auf die drei Punkte.
6. Definieren Sie den Datenpfad für den Hotfolder.
7. Klicken Sie auf Öffnen.
8. Wählen Sie die Aktion nach Bearbeitung aus.
9. Im Zielverzeichnis finden Sie die bearbeiteten Belege.
10. Status: Der Datenpfad wird  auf Erreichbarkeit geprüft und ob Lese- / Schreibrechte vorhanden sind.
11. Systemweit: Wird für alle Benutzer der gleiche Datenpfad benutzt, auf "Ja" setzen.

Die Software unterstützt neben PDF-Dateien auch Office-Formate wie Word und Excel sowie alle relevanten Bildformate wie JPG, TIFF oder PNG.

Wie unterscheiden sich Deck- und Trennblatt?

Beschreibung Deckblatt:

Für die automatische Zuordnung zur richtigen Steuererklärung wird ein Deckblatt aus dem E-Dossier für das Beleg-Scanning gedruckt.

Das Deckblatt wird nur für das Beleg-Scanning benötigt und wird nach dem automatischen Import und Zuordnung zum Steuerpflichtigen wieder gelöscht und nicht als Beleg im E-Dossier angezeigt. Ein Deckblatt kann ebenfalls nur für den Mandanten erstellt werden. Die Belege werden dann nicht der Steuererklärung, sondern direkt dem Mandanten zugeordnet.

Beschreibung Trennblatt:

Für die automatische Zuordnung zur richtigen Kategorie wird ein Trennblatt aus dem E-Dossier für das Beleg-Scanning gedruckt.

Gescannte Belege lassen sich unter Verwendung von Trennblättern automatisch innerhalb der Steuererklärung einer Beleg-Kategorie zuordnen. Wird mit einem Trennblatt eingescannt, wird beim Import automatisch pro Kategorie ein neuer Beleg erstellt, welcher der gewählten Kategorie zugeordnet wird. Die Trennblätter beinhalten nur die Zuordnung zur Kategorie und können somit für sämtliche Steuerkunden wiederholt verwendet werden.