Überblick E-Dossier

Die Bearbeitung und Verwaltung der Steuerakten kostet Sie viel Zeit – unnötig viel Zeit. Dr. Tax Office E-Dossier macht Schluss mit dem aufwändigen manuellen Erfassen, Sortieren, Kategorisieren, Kopieren, Archivieren und Wiederfinden von Belegen und Dokumenten.

Das neue Modul von Dr. Tax digitalisiert den gesamten Beleg- und Dokumentverarbeitungsprozess von A bis Z in einem vollintegrierten System. Sie können sämtliche Arbeiten bequem und effizient aus Ihrer Dr. Tax Office-Lösung erledigen. Papier bleibt auf wenige Bereiche beschränkt. Sie sparen Zeit, Papier, Archivraum und damit unter dem Strich viel Geld.

 

Vorteile & Funktionen im Überblick

• Reduktion der Kopier- und Druck-Aufwände
• Intuitiver Import von Belegen und Dokumenten
• Schnellere Bearbeitung und Verwaltung der Dokumente
• Sinkender Raumbedarf durch Wegfall des Papierarchivs
• Rasches Finden über eine Volltextsuche
• Zusätzliche Zeit für Mehrwert schaffende Tätigkeiten
• Drag & Drop-Import aus E-Mail und Dateisystem
• Automatische Zuordnung von Scans
• Mobile Digitalisierung von Belegen per Smartphone-App
• Direkte Bearbeitung der digitalen Dokumente
• Einfaches Splitten von PDF-Dokumenten
• Flexible Kategorisierung
• Zentrale Verwaltung von Dauerakten, etc.
• Druck oder PDF-Ausgabe von Belegen und Steuererklärung in einem Durchgang

 

1. Digitalisierung und Import

• Digitale Dokumente lassen sich per Drag & Drop direkt aus E-Mails oder Datei-Systemen importieren.

 

• Automatische Zuordnung – Gescannte Belege lassen sich unter Verwendung von Trennblättern automatisch einer Steuererklärung und einer Beleg-Kategorie zuordnen.

 

 Mobile Digitalisierung

• Zusätzlich zum Scanning können Dokumente auch einfach mit der Smartphone-App Snapshare® fotografiert und über einen Barcode automatisch der Steuererklärung und der Beleg-Kategorie zugeordnet werden.

• Unterstützung aller gängigen Dateiformate – Die Software unterstützt neben PDF-Dateien auch Office-Formate wie Word und Excel sowie alle relevanten Bildformate wie JPG, TIFF oder PNG.

Sie können Snap.Share gratis im App Store (iOS) oder GooglePlay (Android) herunterladen:

        

 

 2. Organisation und Bearbeitung

Ablage nach Steuerjahr Die Ablage ist nach Steuerjahren organisiert. 

• Der Zugriff ist Jahres-übergreifend möglich. Belege können laufend erfasst und Dokumente aus vergangenen Steuerperioden schnell gefunden werden. Dauerakten lassen sich zentral beim Mandanten ablegen.
• Flexible Kategorisierung - Belege können in vorgegebenen oder selbst definierten Kategorien organisiert werden. Steuerrelevante Belege lassen von übrigen Unterlagen unterscheiden
• Splitten und zusammenführen von Belegen - PDF-Dateien lassen sich per Mausklick aufsplitten und zusammenführen.
• Bearbeiten von Belegen – Dokumente können für die Bearbeitung direkt im externen Standard-Editor wie Acrobat, Word oder Excel geöffnet und bearbeitet werden. Nach dem Speichern wird das Dokument automatisch in die Dr. Tax Office Datenbank zurückgelesen und archiviert.

 

3. Einreichung und Archivierung

Effizienter Druck

• Die Steuererklärung kann inklusive aller zugehörigen Belege in einem Durchgang gedruckt werden. Auch steuerrelevante Word- und Excel-Dateien werden in diesem Schritt mitausgedruckt.
• Direkte PDF-Generierung – Genauso wie beim Druck auf Papier lässt sich auch ein PDF der gesamten Steuererklärung in einem Schritt erzeugen.
• Interne Archivierung – Die Steuererklärung kann beim Drucken gleichzeitig als PDF im E-Dossier archiviert werden. Über eine Volltextsuche lassen sich alle benötigten Unterlagen treffsicher und schnell finden.
• Externe Archivierung – Für externe DMS wie Kendox® oder Canon Therefore® sind Schnittstellen in Vorbereitung.