Mit Belegen arbeiten

Inhalt:

• 1. Belege dem E-Dossier hinzufügen
• 2. Ablagesystem der Belege
• 3. Kategorien erstellen und zuordnen
• 4. Belege im E-Dossier bearbeiten
• 5. Datenexport in Exceldatei
• 6. Dokumente wiederherstellen
• 7. Belege drucken

 

1. Belege dem E-Dossier hinzufügen

Die Software unterstützt neben PDF-Dateien auch Office-Formate wie Word und Excel, sowie alle relevanten Bildformate wie JPG, TIFF oder PNG.

Die Belege können dem E-Dossier auf folgende Arten zugefügt werden:

• Drag & Drop Funktion: Digitale Dokumente lassen sich per Drag & Drop direkt aus E-Mails oder Datei-Systemen importieren.

• Scanning Funktion via Hotfolder: Eingescannte Belege lassen sich unter Verwendung von Trennblättern automatisch einer Steuererklärung und einer Beleg-Kategorie zuordnen.

• SnapShare Funktion: Mit der Smartphone-App SnapShare® können Sie die Dokumente fotografieren und mittels einem QR-Code automatisch der Steuererklärung oder dem Mandanten hinzufügen. Sie können Snap.Share gratis im App Store (iOS) oder GooglePlay (Android) herunterladen:

 

 

→ Beleg mit Snap.Share hinzufügen

 

2. Ablagesystem der Belege

Dauerakten können zentral beim Mandanten abgelegt (1) oder jahrübergreifend zugeordnet werden (2).

3. Kategorien erstellen und zuordnen

Die im E-Dossier eingefügten Belege können in Kategorien zugeordnet werden. Dabei unterscheiden sich zwei wesentliche Funktionen der Belegverwaltung:

Interne Kategorien

Die interne Kategorisierung dient zur internen Übersicht der Belege im E-Dossier. Um eine interne Kategorie zu setzen, wähle neben der Dokumentenvorschau im Feld Kategorie (1) die zugehörige Kategorie. Beim zusätzlichen Anwählen des Hakens Intern (2) werden die Belege intern in der gewählten Kategorie zugeordnet und somit bei der Online-Einreichung nicht mitgesendet. Zusätzlich kann im Feld Interner Kommentar eine Notiz eingegeben werden. Alle Belege, die bereits einer Kategorie zugeordnet sind, sind unten links (3) ersichtlich.

 

Online Kategorie

Bei der Online-Einreichung der Steuererklärung ist zwingend eine Kategorie zu setzen, damit die Belege übermittelt werden können. Dabei ist ebenfalls neben der Dokumentenvorschau die entsprechende Kategorie zu wählen. Die Übersicht darüber, wie viele Dokumente welchen Kategorien zugeordnet sind, ist dieselbe wie bei der internen Kategorisierung.

 

Neue Kategorie erstellen 

Wie folgt können Sie selbst Kategorien erstellen und steuerrelevante Belege von übrigen Unterlagen unterscheiden.

1. Fügen Sie beim Anklicken von Neue Kategorie eine neue Zeile hinzu.

2. Beschriften Sie die neue Zeile wie gewünscht.

3. Speichern Sie die Änderung, und das Fenster wird geschlossen.

 

Weitere Funktionen: 

Redundante Kategorien zusammenführen: Per Klick können ähnliche Kategorien in eine Kategorie zusammengefasst werden.

4. Belege im E-Dossier bearbeiten

PDF-Dateien lassen sich per Mausklick wie folgt aufsplitten und zusammenführen. 

PDF zusammenführen

1. Halten Sie die <Ctrl>-Taste gedrückt und wählen Sie alle Dokumente aus, die Sie gerne zusammenführen möchten.

2. Wählen Sie "In PDF zusammenführen" in der Menüleiste. Der Button wird erst aktiv, sobald die Dokumente ausgewählt sind. 

3. Die Reihenfolge der ausgewählten PDF-Dateien lässt sich beliebig ändern.

4. Die PDFs werden zusammengeführt.

5. Das zusammengeführte PDF-Dokument wird erstellt.

6. Sie können das zusammengeführte PDF-Dokument beschriften und verwalten.

 

PDF aufsplitten

1. Wählen Sie "Neuer Abschnitt ab hier".

2. Das abgetrennte Dokument wird in einer neuen Zeile erstellt.

3. Das gesplittete PDF-Dokument kann neu beschriftet und verwaltet werden.

4. Das gesplittete Dokument speichern

 

PDF-Splittung aufheben

1. Beim Anwählen von "Teilung aufheben" wird die Datei wieder zusammengeführt.

2. Klicken Sie auf "Änderungen übernehmen", um die Änderungen zu speichern.

Dokumente können für die Bearbeitung direkt im externen Standard-Editor wie Acrobat, Word oder Excel geöffnet und bearbeitet werden. Nach dem Speichern wird das Dokument automatisch in die Dr. Tax Office Datenbank zurückgelesen und archiviert.

5. Datenexport in Exceldatei

1. Unter IMPORT/EXPORT finden Sie die Funktionalität "Nach Excel exportieren". Die Belege aus dem E-Dossier des angewählten Mandanten können somit in einer Excel-Liste dargestellt exportiert werden. 

2. Auf der linken Seite können Sie bestimmen, welche Daten in der Excel-Tabelle angezeigt werden sollen. Mit "Hinzufügen", "Entfernen", "Vorher einfügen" und "Nachher einfügen" können Sie die Liste bearbeiten. 

3. Auf der rechten Seite kann die Reihenfolge der Spalten bestimmt werden.

4. Mit "Exportieren" wird das Excel erstellt und kann gespeichert werden. 

6. Dokumente wiederherstellen

Beim Anwählen von "Dokument wiederherstellen" unter WERKZEUGE wird das vorhandene PDF für eine korrekte Anzeige der Seitenzahlen indexiert.

 

7. Belege drucken

Im E-Dossier können einzelne Belege gedruckt, gespeichert, kopiert oder zusammengeführt werden Belege können auch per E-Mail (optional mit Passwort-Schutz) einfach versendet werden (1).
Bilder, Word- und Excel-Dateien etc. können mit einem Knopfdruck in ein PDF umgewandelt werden.
Über die Detaileigenschaft kann ein Beleg als nicht steuerrelevant, d.h. als «Intern (nicht einreichen)» markiert werden (2).

 

Belege drucken (Steuererklärung)

Sämtliche Belege, die im E-Dossier integriert und nicht als intern deklariert wurden, werden zusammen mit der Steuererklärung im Druckmenu der Steuererklärung angezeigt.

Die Belege werden wie folgt im Druckmenü sortiert:
Online-Kategorie / eSteuerauszug / interne Kategorie / Belegname / Dateiname (org.) 

 

Einzelne Belege in ein PDF zusammenführen:

• Wählen Sie die Belege aus, welche Sie zusammenführen möchten (1).
• Über die Funktion «In PDF zusammenführen» (2) können die Belege vor dem Speichern in der Reihenfolge umsortiert oder entfernt werden (3), der Name des neuen PDF gewählt (4) und bei Bedarf die Original-Dokumente gelöscht werden (5).
• Schliessen Sie die Aktion mit «Zusammenführen» (6) ab.