Einrichten Scanning/Hotfolder

Dr. Tax Office E-Dossier bietet einen automatisierten Prozess, die eingescannten Belege von einem definierten Datenpfad automatisch abzuholen und im E-Dossier dem Steuerkunden zuzuordnen.

Hotfolder einrichten

Dokumente, die mit einem Deckblatt im Hotfolder abgelegt werden, werden automatisch vom E-Dossier eingelesen und entsprechend verarbeitet. Pro Benutzer kann ein oder mehrere Hotfolder eingerichtet werden.

Um neue Hotfolder anzulegen bzw. bestehende zu verwalten, klicken Sie im Menüband auf das Register SCANNING und wählen Sie Hotfolder konfigurieren.

Das Fenster ist nun wie folgt aufgebaut:

1. Neue Ordner können über das Plus hinzugefügt werden. Ebenfalls kann der ausgewählte Ordner über das Minus gelöscht werden.
2. Wählen Sie den Datenpfad (Hotfolder), wo die mit den Deckblättern eingescannten Dokumente gespeichert werden.
3. Aktion nach Bearbeitung: Sie haben die Möglichkeit auszuwählen, was nach dem Import der Belege ins E-Dossier mit den Original-Dokumenten im Hotfolder gemacht werden soll.
   • Löschen: Nach einem erfolgreichen Import werden die Dokumente im Datenverzeichnis des Hotfolders automatisch gelöscht.
   • Verschieben: Nach einem erfolgreichen Import werden die Dokumente in den definierten Zielordner (5) verschoben.
4. Status: Der Datenpfad wird geprüft, ob er erreichbar ist und Lese-Schreibrechte vorhanden sind.
5. Systemweit: Wird für alle Benutzer der gleiche Datenpfad benutzt, auf "Ja" setzen.

Die Software unterstützt neben PDF-Dateien auch Office-Formate wie Word und Excel sowie alle relevanten Bildformate wie JPG, TIFF oder PNG.

Deckblatt des Steuerpflichtigen

Für die automatische Zuordnung zur richtigen Steuererklärung wird ein Deckblatt aus dem E-Dossier für das Beleg-Scanning gedruckt.

Das Deckblatt wird nur für das Beleg-Scanning benötigt und wird nach dem automatischen Import und Zuordnung zum Steuerpflichtigen wieder gelöscht und nicht als Beleg im E-Dossier angezeigt. Ein Deckblatt kann ebenfalls nur für den Mandanten erstellt werden. Die Belege werden dann nicht der Steuererklärung, sondern direkt dem Mandanten zugeordnet.

Deckblätter als Serienbrief erstellen

Es können mehrere Deckblätter zusammen gedruckt werden:

1. Markieren Sie die Steuererklärungen, für welche Sie ein Deckblatt drucken möchten.
2. Wählen Sie im Register START / Brief senden aus.
3. Auf der rechten Seite die Brief-Vorlage E-Dossier - Deckblatt (Kunden NP/JP) anwählen
4. Klicken Sie Serien-Brief erstellen

Kategorien - Trennblätter

Automatische Zuordnung zu Beleg-Kategorien

Gescannte Belege lassen sich unter Verwendung von Trennblättern automatisch innerhalb der Steuererklärung einer Beleg-Kategorie zuordnen. Wird mit einem Trennblatt eingescannt, wird beim Import automatisch pro Kategorie ein neuer Beleg erstellt, welcher der gewählten Kategorie zugeordnet wird. Die Trennblätter beinhalten nur die Zuordnung zur Kategorie und können somit für sämtliche Steuerkunden wiederholt verwendet werden.

Siehe auch Artikel: Ablagesystem und Kategorien

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