Inhalt:
1. Snap.Share ID Verwaltung
Alle Serienbrief-Vorlagen, darunter auch die Vorlagen für Snap-Share, sind zentral unter VERWALTEN / Word Vorlagen abgelegt und stehen allen Anwendern von Dr. Tax zur Verfügung.
Mittels Doppelklick auf eine Vorlage können Sie diese direkt in Word bearbeiten. Natürlich lassen sich auch Ihre bestehenden Korrespondenz-Vorlagen im Word-Format importieren und mit den Seriendruckfeldern aus Dr. Tax verknüpfen.
Standard-Vorlage importieren
- Falls die Standard-Vorlagen für Snap-Share nicht vorhanden sind, können diese mittels Standard-Vorlagen importiert werden.
- Ihre bereits angepassten Vorlagen werden durch diesen Vorgang nicht überschrieben.
Vorlage bearbeiten
Öffnen Sie eine bestehende Vorlage unter VERWALTEN / Word Vorlagen mittels Doppelklick. Microsoft Word 2007 oder höher muss dazu vorinstalliert sein. Die Vorlage wird nun in Word geöffnet. Um die Vorlage zu bearbeiten, gehen Sie wie folgt vor:
- Aktivieren Sie in der Word-Vorlage die Makros, indem Sie die Schaltfläche "Inhalt aktivieren" bzw. "Enable Content" anklicken. Dadurch werden die Seriendruckfelder eingeblendet.
- Falls das Fenster für die Seriendruckfelder nicht angezeigt wird oder geschlossen wurde, können Sie das Fenster im Register Dr. Tax wieder aktivieren, indem Sie auf "Seriendruckfeld einfügen" klicken:
- Ändern Sie den Brieftext (ohne Seriendruckfelder) nach eigenem Wunsch.
- Fügen Sie bei Bedarf weitere Serienfelder ein, indem Sie in Word den Cursor an die gewünschte Position bringen, im Dialogfeld das entsprechende Seriendruckfeld anklicken und die Schaltfläche Feld einfügen betätigen.
- Speichern und schliessen Sie die Word-Vorlage. Dadurch wird die Vorlage wieder in die Dr. Tax Datenbank zurück gespeichert und steht so auch allen Anwendern im Netzwerk zur Verfügung.
Bemerkung: Sie brauchen die geänderte Vorlage nur abzuspeichern und zu schliessen. Speichern Sie die Vorlage nicht unter einem anderen Namen oder in einem anderen Format als vorgeschlagen, da ansonsten die Vorlage nicht mehr automatisch in Dr. Tax zurück importiert wird.
Häufig verwendete Seriendruck-Felder
Damit Sie nicht zu lange suchen müssen, haben wir die wichtigsten Seriendruck-Felder nachfolgend aufgelistet:
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«Vertreter.Adressblock» |
Absenderadresse des Vertreters |
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«Mandant.Adressblock» |
Korrespondenzadresse des Mandanten |
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«Vertreter.Adresse, Ort» |
Wohnsitz des Vertreters |
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«Serienbrief.Briefdatum» |
Datum, an welchem der Brief erstellt wurde |
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«Mandant.Briefanrede» |
Briefanrede, z.B. Sehr geehrter Herr Muster |
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«Sachbearbeiter.Vorname» |
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«Sachbearbeiter.Nachname» |
Dr. Tax bietet die Möglichkeit, die Snap-Share ID mittels einer E-Mail zu versenden. Gehen Sie dabei wie folgt vor:
- Stellen Sie sicher, dass die Briefvorlagen "SNAP.SHARE - ID Email-Anhang (Deutsch)" und "SNAP.SHARE - ID Email-Anhang (Deutsch)" unter VERWALTEN / Word-Vorlagen vorhanden sind.
- Wählen Sie die Ansicht FORMULARE / Steuererklärung NP oder Steuererklärung JP . In dieser Ansicht werden alle Kunden mit einer Steuererklärung im entsprechenden Jahr angezeigt.
- Markieren Sie den Mandanten, für den Sie eine E-Mail generieren möchten. Es kann gleichzeitig nur für einen Mandanten eine E-Mail generiert werden.
- Klicken Sie im Menü im Register START auf Beleg hinzufügen via SNAP.SHARE .
- Alternativ gelangen Sie via rechtem Mausklick auf die Auswahl ins Kontextmenü und können dort ebenfalls die Option Beleg hinzufügen via SNAP.SHARE anwählen.
Klicken Sie nun auf Per Email senden.
Als letztes konfigurieren Sie die zu generierende E-Mail.
- Bestimmen Sie die Gültigkeitsdauer für die generierte Snap-Share ID.
- Wählen Sie eine E-Mail Vorlage und eine E-Mail Anhang Vorlage aus. Diese können nach Belieben angepasst werden. ↗
- Die Daten des Empfängers werden standardmäßig direkt von der Steuererklärung übernommen. Wenn keine E-Mail Adresse gefunden wird, kann diese manuell hinzugefügt werden. Passen Sie die Informationen nach Belieben an.
Nachdem Email anzeigen & senden gewählt wurde, wird die generierte E-Mail in Ihrem Mail Programm geöffnet. Nun können Sie letzte Änderungen treffen und die E-Mail absenden.
E-Mail Anhänge nach dem Erstellen der E-Mail
Der erstellte E-Mail Anhang wird nach dem Erstellen der E-Mail gespeichert und kann in der Detail-Ansicht der Steuererklärung im Register KORRESPONDENZ jederzeit wieder angezeigt werden. Via rechtem Mausklick auf die Datei können Sie den Brief zudem bearbeiten oder löschen.
3. Snap.Share ID Serienbrief-Funktion
Serienbriefe erstellen & Empfänger auswählen
Dr. Tax ist mit einer integrierten Serienbrieffunktion ausgestattet. Die Briefvorlagen sind MS Word basiert und werden zentral in der Datenbank abgespeichert. In unserem Beispiel möchten wir allen Kunden, für die 2017 eine Steuererklärung NP im Kanton Bern erstellt wurde, einen Brief senden. Analog können Serienbriefe auch aus der Mandantenansicht generiert werden. Gehen Sie dabei nun wie folgt vor:
- Stellen Sie sicher, dass die Word-Vorlage "SNAP.SHARE - ID Email-Anhang (Deutsch)" unter VERWALTEN / Word-Vorlagen vorhanden ist.
- Wählen Sie die Ansicht FORMULARE / Steuererklärung NP oder Steuererklärung JP . In dieser Ansicht werden alle Kunden mit einer Steuererklärung in einem entsprechenden Jahr angezeigt.
- Markieren Sie alle Mandanten, für die Sie einen Serienbrief senden möchten. Um alle zu markieren, verwenden Sie die Tastenkombination CTRL + A.
- Klicken Sie im Menü im Register START auf Brief senden .
- Alternativ gelangen Sie via rechtem Mausklick auf die Auswahl ins Kontextmenü und können dort ebenfalls die Option Brief senden anwählen.
Führen Sie nun die Schritte im nächsten Kapitel aus.
Serienbriefe generieren
- Prüfen Sie unter EINSTELLUNGEN SERIENBRIEF die Absender-Adresse (Vertreter/Sachbearbeiter) und das Briefdatum. Ändern Sie gegebenenfalls die Einstellungen.
- Wählen Sie unter BRIEFVORLAGEN die Briefvorlage "SNAP.SHARE - ID Email-Anhang (Deutsch)" aus. Wenn Sie Mandanten mit verschiedenen Korrespondenzsprachen ausgewählt haben, erscheint pro Korrespondenzsprache eine separate Auswahl.
- Filtern Sie allenfalls die Ansicht nach den entsprechenden Korrespondenzsprachen.
- Starten Sie den Serienbrief via Menü START / Serienbrief erstellen . Sie können zwischen folgenden Optionen auswählen:
- Der erstellte Serienbrief wird nach dem Speichern archiviert und kann in der Detail-Ansicht der Steuererklärung im Register KORRESPONDENZ jederzeit wieder angezeigt werden. Via rechtem Mausklick auf die Datei können Sie den Brief zudem bearbeiten oder löschen:
Kommentare
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