Mandanten verwalten – Dr. Tax Helpdesk

Überblick

Ein Mandant dient als übergeordnete Instanz, der verschiedene Dokumente, Korrespondenzen, Notizen etc. jahresübergreifend zugeordnet werden können - sozusagen als Akte des Kunden.

Vom Ablauf her ist es jedoch nicht relevant, ob Sie zuerst einen Mandanten oder eine Steuererklärung anlegen:

Wenn Sie zuerst einen Mandanten anlegen, können diese Personalien genutzt werden, um eine neue Steuererklärung anzulegen.
Wenn Sie zuerst eine Steuererklärung für einen neuen Mandanten anlegen, wird gleichzeitig auch ein neuer Mandant angelegt.

Die Personalien in der Steuererklärung sind ab dem Zeitpunkt der Erstellung unabhängig von den Personalien des Mandanten und können daher unabhängig voneinander bearbeitet und geändert werden. Die Personendaten (z.B. Adressen) werden immer aus der Steuererklärung des Vorjahres übernommen:

Bemerkung: Adressmutationen sind beim Mandanten und in der Steuererklärung vorzunehmen.

Adressänderungen werden nicht automatisch zwischen dem Mandanten und den zugehörigen Dokumenten abgeglichen. Eine Adressänderung muss deshalb jeweils im übergeordneten Mandantenstamm und im betroffenen Dokument vorgenommen werden.

Da die Steuererklärungen des betroffenen Steuerjahres zum Zeitpunkt der Adressänderung in der Regel noch nicht verfügbar sind, können Sie die Mutation bereits im Mandanten hinterlegen. Damit ist sichergestellt, dass die Briefe immer an die aktuelle Adresse zugestellt werden.

Mandanten erstellen und bearbeiten

Klicken Sie im Menü auf „Neuer Mandant“, um in die Erfassungsmaske zu gelangen. Die Stammdaten enthalten folgende Informationen:

Mandant	Hier werden die Personalien und Kontaktinformationen erfasst. Ein Mandant kann eine Privatperson oder eine Firma sein. Je nach Art des Mandanten werden unterschiedliche Felder in der Erfassungsmaske angezeigt.
Zusatzinfo	Bankverbindung und Präferenzen
Vertreter	Zuständigkeiten für diesen Mandanten
Korrespondenz	Angaben zur Korrespondenzsprache, Korrespondenzadresse und Briefformeln (Begrüssung, Schlussformel, etc.)
Alle Felder	Auflistung aller Stammdatenfelder in Tabellenform

Die wichtigsten Eingabemasken zum Mandanten möchten wir nachfolgend kurz vorstellen.

Personalien

Vertreter zuweisen

Pro Mandant können Sie verschiedene Vertreter (z.B. Sachbearbeiter, Mandatsleiter) zuordnen. Falls Sie noch keine Vertreter in der Auswahlbox sehen, lesen Sie im Kapitel zum Vertreter, wie Sie Vertreter neu anlegen können.

Bemerkung: Die hier hinterlegten Vertreter werden beim Eröffnen einer neuen Steuererklärung dieser zugewiesen. Beachten Sie aber, dass Sie unabhängig davon für jedes Dokument bzw. jede Steuererklärung auch einen abweichenden Vertreter zuweisen können.

Angaben zur Korrespondenz

Diese Angaben dienen der korrekten Formatierung der (Serien-)Briefe, die Sie an Ihre Mandanten versenden. In diesem Register legen Sie insbesondere Folgendes fest:

Die Korrespondenzsprache des Kunden, damit die korrekte Briefvorlage in der entsprechenden Sprache vorgeschlagen wird.
Das Adressformat für Sendungen.
Die Begrüssung und Schlussformel für Sendungen.

Falls der automatisch generierte Vorschlag nicht passt, klicken Sie auf „Benutzerdefiniert“, um manuelle Anpassungen vorzunehmen:

Dokumente des Mandanten übertragen

Es kann vorkommen, dass ein Mandant doppelt angelegt wurde. Um diese Mandanten zu konsolidieren, können Dokumente von einem Mandanten in einen anderen übertragen werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Klicken Sie in der Detailansicht des Mandanten mit der rechten Maustaste auf das Dokument, welches Sie einem anderen Mandanten zuordnen möchten.
Klicken Sie im Kontextmenü auf "Dokument verschieben" und wählen Sie den neuen Mandanten aus:

Mandanten nach Excel exportieren

Klicken Sie im Hauptmenü auf "Mandanten".
Markieren Sie alle Mandanten, die Sie in Excel bearbeiten möchten. Wenn Sie alle Mandanten in der Tabelle auswählen möchten, verwenden Sie die Tastenkombination CTRL + A.
Öffnen Sie im Menüband das Register IMPORT / EXPORT und klicken Sie auf "Nach Excel exportieren".
Speichern Sie die Export-Datei am gewünschten Ort ab:
Nach dem Speichern öffnet sich automatisch das Excel-Programm für die Bearbeitung Ihrer Mandanten (falls Excel auf Ihrem System installiert ist):

Sie können in dieser Liste auch neue Mandanten in einer leeren Zeile am Ende der Liste erfassen. Lassen Sie einfach die erste Spalte mit der Bezeichnung "*id* (nicht verändern)" leer. Dr. Tax erkennt beim Import neue Einträge automatisch und fügt diese in die Dr. Tax Datenbank ein.

Bemerkung: Löschen Sie keine Spalten aus der Excel-Tabelle, da diese Informationen beim Re-Import in Dr. Tax aus der Datenbank ebenfalls gelöscht werden.

Die erste Spalte mit der Dr. Tax ID darf zudem nicht verändert werden. Anhand dieser ID weiss Dr. Tax beim Re-Import, welcher Datensatz in der Datenbank aktualisiert werden muss.

Mandanten ins Excel importieren

Klicken Sie im Hauptmenü auf "Mandanten".
Öffnen Sie im Menüband das Register IMPORT / EXPORT und klicken Sie auf "Mandanten aus Excel importieren".

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