Mandanten verwalten – Dr. Tax Helpdesk

Was ist ein Mandant und wie kann er verwaltet werden?

Beschreibung:

Ein Mandant dient als übergeordnete Instanz, in derDokumente, Korrespondenzen, Notizen etc. jahresübergreifend zugeordnet werden können - vergleichbar mit einer Kundenakte.

Es ist nicht relevant, ob Sie zuerst einen Mandanten oder eine Steuererklärung eröffnen:

Wird zuerst ein Mandant erfasst, können dessen Personalien für die Steuererklärung übernommen werden.
Wird zuerst eine Steuererklärung erstellt, legt Dr. Tax automatisch den zugehörigen Mandanten an.

Die Personalien in der Steuererklärung sind unabhängig vom Mandanten und können daher seperat voneinander bearbeitet und geändert werden. Die Personendaten (z.B. Adressen) werden immer aus der Steuererklärung des Vorjahres übernommen:

Hinweis: Adressänderungen sind beim Mandanten und in der Steuererklärung vorzunehmen.

Um sicherzustellen, dass Korrespondenz stets an die aktuelle Adresse zugestellt wird, empfiehlt es sich, Adressänderungen frühzeitig im Mandanten zu hinterlegen.

Mandanten erstellen und bearbeiten:

Um einen neuen Mandant zu erstellen, führen Sie folgende Schritte aus:

Klicken Sie im Menübaum auf Mandanten.
Klicken Sie auf Neuer Mandant.
im neuen Fenster können Sie die Angaben zu den Stammdaten eingeben. Die Stammdaten enthalten folgende Informationen:

Mandant	Hier werden die Personalien und Kontaktinformationen erfasst. Ein Mandant kann eine Privatperson oder eine Firma sein. Je nach Art des Mandanten werden unterschiedliche Felder in der Erfassungsmaske angezeigt.
Zusatzinfo	Bankverbindung und Präferenzen
Vertreter	Zuständigkeiten für diesen Mandanten
Korrespondenz	Angaben zur Korrespondenzsprache, Korrespondenzadresse und Briefformeln (Begrüssung, Schlussformel, etc.)
Alle Felder	Auflistung aller Stammdatenfelder in Tabellenform

Hinweis: Die hinterlegten Vertreter werden beim Eröffnen einer neuen Steuererklärung dieser zugewiesen. Beachten Sie aber, dass Sie unabhängig davon für jedes Dokument bzw. jede Steuererklärung auch einen abweichenden Vertreter zuweisen können.

Dokumente des Mandanten übertragen:

Es kann vorkommen, dass ein Mandant doppelt angelegt wurde. Um diese Mandanten zu konsolidieren, können Dokumente von einem Mandanten in einen anderen übertragen werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Wählen Sie die entsprechende Steuererklärung aus und betätigen Sie die rechte Maustaste.
Klicken Sie auf Dokumente verschieben.
Wählen Sie den entsprechenden Mandanten aus.
Klicken Sie auf Dokumente zuordnen.

Mandanten nach Excel exportieren:

Klicken Sie im Menübaum auf Mandanten.
Wählen Sie die entsprechenden Mandanten aus.
Klicken Sie im Menüband auf Import / Export.
Klicken Sie auf Nach Excel exportieren.
Wählen Sie im Explorer-Fenster den entsprechenden Pfad.
Klicken Sie auf Speichern.

Sie können in dieser Liste auch neue Mandanten in einer leeren Zeile am Ende der Liste erfassen. Lassen Sie einfach die erste Spalte mit der Bezeichnung *id* leer. Dr. Tax erkennt beim Import neue Einträge automatisch und fügt diese in die Dr. Tax Datenbank ein.

Hinweis: Löschen Sie keine Spalten aus der Excel-Tabelle, da diese Informationen beim Re-Import in Dr. Tax aus der Datenbank ebenfalls gelöscht werden. Die erste Spalte mit der Dr. Tax ID darf zudem nicht verändert werden. Anhand dieser ID weiss Dr. Tax beim Re-Import, welcher Datensatz in der Datenbank aktualisiert werden muss.

Mandanten ins Excel importieren

Klicken Sie im Menübaum auf Mandanten.
Klicken Sie im Menüband auf Import / Expor.
Klicken Sie auf Aus Excel importieren.