Serienbriefe

Inhalt

1. Serienbriefe erstellen & Empfänger auswählen
2. Serienbriefe generieren
3. Serienbrief-Vorlagen erstellen und verwalten
4. Bestehende Vorlagen bearbeiten
5. Standard-Vorlagen importieren
6. Eigene Vorlagen importieren
7. Häufig verwendete Seriendruck-Felder
8. Regeln für Seriendruckfelder

1. Serienbriefe erstellen & Empfänger auswählen

Dr. Tax Office ist mit einer integrierten Serienbrieffunktion ausgestattet. Die Briefvorlagen sind MS Word basiert und werden zentral in der Datenbank abgespeichert. Die erstellten (Serien-)briefe werden bei jedem Mandanten abgespeichert. In unserem Beispiel möchten wir allen Kunden, für die 2015 eine Steuererklärung NP erstellt wurde, einen Brief senden. Analog können Serienbriefe auch aus der Mandantenansicht generiert werden. Gehen Sie dabei nun wie folgt vor:

1. Stellen Sie sicher, dass die gewünschte Briefvorlage unter VERWALTEN / Word-Vorlagen angelegt wurde bzw. vorhanden ist.
2. Wählen Sie die Ansicht FORMULARE / Steuererklärung NP oder Steuererklärung JP . In dieser Ansicht werden alle Kunden mit einer Steuererklärung in einem entsprechenden Jahr angezeigt.
3. Markieren Sie alle Mandanten, für die Sie einen Serienbrief senden möchten. Um alle zu markieren, verwenden Sie die Tastenkombination CTRL + A.
4. Klicken Sie im Menü im Register START auf Brief senden .
5. Alternativ gelangen Sie via rechtem Mausklick auf die Auswahl ins Kontextmenü und können dort ebenfalls die Option Brief senden anwählen.

Führen Sie nun die Schritte im nächsten Kapitel aus.

2. Serienbriefe generieren

1. Prüfen Sie unter EINSTELLUNGEN SERIENBRIEF die Absender-Adresse (Vertreter/Sachbearbeiter) und das Briefdatum. Ändern Sie gegebenenfalls die Einstellungen.
2. Wählen Sie unter BRIEFVORLAGEN die gewünschte Briefvorlage aus. Wenn Sie Mandanten mit verschiedenen Korrespondenzsprachen ausgewählt haben, erscheint pro Korrespondenzsprache eine separate Auswahl.
3. Filtern Sie allenfalls die Ansicht nach den entsprechenden Korrespondenzsprachen.
4. Starten Sie den Serienbrief via Menü START / Serienbrief erstellen . Sie können zwischen folgenden Option auswählen:
   

   

5. Der erstellte Serienbrief wird nach dem Speichern archiviert und kann in der Detail-Ansicht der Steuererklärung im Register KORRESPONDENZ jederzeit wieder angezeigt werden. Via rechtem Mausklick auf die Datei können Sie den Brief zudem bearbeiten oder löschen:
   

   

3. Serienbrief-Vorlagen erstellen und verwalten

Alle Serienbrief-Vorlagen sind zentral unter VERWALTEN / Word Vorlagen abgelegt und stehen allen Anwendern von Dr. Tax Office zur Verfügung.

Mittels Doppelklick auf eine Vorlage können Sie diese direkt in Word bearbeiten. Natürlich lassen sich auch Ihre bestehenden Korrespondenz-Vorlagen im Word-Format importieren und mit den Seriendruckfeldern aus Dr. Tax Office verknüpfen.

4. Bestehende Vorlagen bearbeiten

Öffnen Sie eine bestehende Vorlage unter VERWALTEN / Word Vorlagen mittels Doppelklick. Microsoft Word 2007 oder höher muss dazu vorinstalliert sein. Die Vorlage wird nun in Word geöffnet. Um die Vorlage zu bearbeiten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Aktivieren Sie in der Word-Vorlage die Makros, indem Sie die Schaltfläche "Inhalt aktivieren" bzw. "Enable Content" anklicken. Dadurch werden die Suchfelder eingeblendet.
   

   

2. Falls das Fenster für die Seriendruckfelder nicht angezeigt wird oder geschlossen wurde, können Sie das Fenster im Register Dr. Tax Office wieder aktivieren, indem Sie auf "Seriendruckfeld einfügen" klicken:
   

   

3. Ändern Sie den Brieftext (ohne Seriendruckfelder) nach eigenem Wunsch.
4. Fügen Sie bei Bedarf weitere Serienfelder ein, indem Sie in Word den Cursor an die gewünschte Position bringen, im Dialogfeld das entsprechende Seriendruckfeld anklicken und die Schaltfläche Feld einfügen betätigen.
   

   

5. Speichern und schliessen Sie die Word-Vorlage. Dadurch wird die Vorlage wieder in die Dr. Tax Office Datenbank zurück gespeichert und steht so auch allen Anwendern im Netzwerk zur Verfügung.

Bemerkung: Sie brauchen die geänderte Vorlage nur abzuspeichern und zu schliessen. Speichern Sie die Vorlage nicht unter einem anderen Namen oder in einem anderen Format als vorgeschlagen, da ansonsten die Vorlage nicht mehr automatisch in Dr. Tax Office zurück importiert wird.

5. Standard-Vorlagen importieren

• Die Standard-Vorlagen in Dr. Tax Office werden von Zeit zu Zeit überarbeitet und ergänzt.
• Es ist jederzeit möglich, die Standard-Vorlagen neu zu importieren. Klicken Sie dazu in der Vorlagenverwaltung auf die Schaltfläche Standard-Vorlagen importieren.
• Ihre bereits angepassten Vorlagen werden durch diesen Vorgang nicht überschrieben.

6. Eigene Vorlagen importieren

Sie können eigene Vorlagen in Dr. Tax Office importieren und mit den Seriendruckfeldern aus Dr. Tax Office verknüpfen:

1. Klicken Sie dazu in der Navigation auf Word-Vorlagen .
2. Klicken Sie anschliessend auf die Schaltfläche "Word-Vorlage hinzufügen":
   

   

3. Klicken Sie auf den Knopf mit den drei Punkten, um Ihr System nach bestehenden Word-Vorlagen zu durchsuchen und eine neue Vorlage auszuwählen:
   

   

4. Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus und klicken Sie auf "Öffnen".
   

   

5. Der neue Serienbrief wird nun in Dr. Tax Office eingelesen. Sie können bei Bedarf vor dem Fertigstellen einen neuen Namen vergeben. Der Name darf nicht bereits in der Vorlagenbibliothek existieren.
   

   

6. Klicken Sie anschliessend auf "Fertigstellen", um den Prozess abzuschliessen.
7. Nach dem Fertigstellen wird der neue Brief einerseits in der Dr. Tax Office Datenbank abgespeichert. Gleichzeitig öffnet sich Microsoft Word, damit Sie die Seriendruckfelder in der Vorlage ergänzen können:
   

   

8. Lesen Sie im Abschnitt Bestehende Vorlage bearbeiten, wie Sie die Vorlage anpassen können.

7. Häufig verwendete Seriendruck-Felder

Damit Sie nicht zu lange suchen müssen, haben wir die wichtigsten Seriendruck-Felder nachfolgend aufgelistet:

«Vertreter.Adressblock»	Absenderadresse des Vertreters
«Mandant.Adressblock»	Korrespondenzadresse des Mandanten
«Vertreter.Adresse, Ort»	Wohnsitz des Vertreters
«Serienbrief.Briefdatum»	Datum, an welchem der Brief erstellt wurde
«Mandant.Briefanrede»	Briefanrede, z.B. Sehr geehrter Herr Muster
«Sachbearbeiter.Vorname»
«Sachbearbeiter.Nachname»

8. Regeln für Seriendruck-Felder

Sie können Seriendruck-Felder mit Regeln wie folgt erstellen:

1. Erstellen Sie das gewünschte Seriendruck-Feld oder fügen Sie über Einfügen > Schnellbausteine > Feld... ein neues Funktionsfeld dem Word hinzu. Wähle Sie beim erstellen des neuen Feldes den Feldnamen If aus und klicken Sie OK.
2. Je nach vorgehen wird Ihnen nun das Seriendruck-Feld oder der Text "Fehler! Fehlende Testbedingung" angezeigt. Klicken Sie mit der Maus darauf und drücken Sie Shift + F9.
3. Das Feld zeigt nun die Funktion des Feldes an, welche zur gewünschten Regel umgeschrieben werden kann.

Einfache Wenn-Regeln sind immer gleich aufgebaut:

{ IF <Feld>=<Wert> <Wenn ja> <Wenn nein> }

Ein Wert aus Dr. Tax kann immer gleich eingebunden werden:

{ MERGEFIELD <Feld> }

Somit kann eine Regel wie folgt aussehen:

{ IF { MERGEFIELD Mandant.Zivilstand }="" "Keine Angabe" "{ MERGEFIELD Mandant.Zivilstand }" }

Diese Regel prüft, ob der Zivilstand noch leer ist: Zivilstand=""

Wenn der Zivilstand noch nicht definiert wurde und somit leer ist wird das Feld durch Keine Angabe ersetzt: "Keine Angabe"

Wenn der Zivilstand nicht leer ist, wird das Feld mit dem Zivilstand ersetzt: "{ MERGEFIELD Mandant.Zivilstand }"

Es können auch mehrere Regeln in einander verschachtelt werden:

{ IF { MERGEFIELD Mandant.Anrede }="Herr" "Sehr geehrter Herr" { IF { MERGEFIELD Mandant.Anrede }="Frau" "Sehr geehrte Frau" "Sehr geehrte Damen und Herren"}}

In diesem Fall wird erst geprüft, ob die Anrede "Herr" ist.

Ist dies der Fall wird das Feld durch Sehr geehrter Herr ersetzt.

Ist dies nicht der Fall wird geprüft, ob die Anrede "Frau" ist.

Ist dies der Fall, dann wird das Feld durch Sehr geehrte Frau ersetzt.

Ist dies nicht der Fall wird das Feld durch Sehr geehrte Damen und Herren ersetzt.

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