Serienbriefe

Inhalt

1. Serienbriefe erstellen & Empfänger auswählen
2. Serienbriefe generieren
3. Serienbrief-Vorlagen erstellen und verwalten
4. Bestehende Vorlagen bearbeiten
5. Standard-Vorlagen importieren
6. Eigene Vorlagen importieren
7. Häufig verwendete Seriendruck-Felder
8. Regeln für Seriendruckfelder

1. Serienbriefe erstellen & Empfänger auswählen

Dr. Tax verfügt über eine integrierte Serienbrieffunktion. Die Briefvorlagen basieren auf Microsoft Word und werden zentral in der Datenbank gespeichert. Die erstellten Serienbriefe werden jeweils beim entsprechenden Mandanten abgelegt.

In diesem Beispiel wird ein Serienbrief an alle Mandanten versendet, für welche im Jahr 2015 eine Steuererklärung für natürliche Personen (NP) erstellt wurde. Serienbriefe können analog auch direkt aus der Mandantenansicht generiert werden.

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Stellen Sie sicher, dass die gewünschte Briefvorlage unter VERWALTEN / Word-Vorlagen vorhanden ist.

2. Öffnen Sie die Ansicht FORMULARE / Steuererklärung NP oder Steuererklärung JP.
   In dieser Ansicht werden alle Mandanten mit einer Steuererklärung im gewählten Jahr angezeigt.

3. Markieren Sie die gewünschten Mandanten.
   Um alle Mandanten zu markieren, verwenden Sie die Tastenkombination CTRL + A.

4. Klicken Sie im Menü START auf Brief senden.

5. Alternativ können Sie über einen rechten Mausklick auf die Markierung das Kontextmenü öffnen und dort ebenfalls Brief senden auswählen.

Fahren Sie anschliessend mit den Schritten im nächsten Kapitel fort.

2. Serienbriefe generieren

1. Prüfen Sie unter EINSTELLUNGEN / SERIENBRIEF die Absenderadresse (Vertreter oder Sachbearbeiter) sowie das Briefdatum und passen Sie diese bei Bedarf an.

2. Wählen Sie unter BRIEFVORLAGEN die gewünschte Vorlage aus.
   Wenn Mandanten mit unterschiedlichen Korrespondenzsprachen ausgewählt wurden, erscheint pro Sprache eine separate Auswahl.

3. Filtern Sie die Ansicht bei Bedarf nach der gewünschten Korrespondenzsprache.

4. Starten Sie den Serienbrief über START / Serienbrief erstellen.

   

Der erstellte Serienbrief wird nach dem Speichern archiviert und kann in der Detail-Ansicht der Steuererklärung im Register KORRESPONDENZ jederzeit wieder angezeigt werden. Via rechtem Mausklick auf die Datei können Sie den Brief zudem bearbeiten oder löschen:

3. Serienbrief-Vorlagen erstellen und verwalten

Alle Serienbrief-Vorlagen sind zentral unter VERWALTEN / Word-Vorlagen abgelegt und stehen allen Anwendern von Dr. Tax zur Verfügung.

Durch einen Doppelklick auf eine Vorlage wird diese direkt in Microsoft Word geöffnet und kann bearbeitet werden. Bestehende Word-Korrespondenzvorlagen können ebenfalls importiert und mit den Seriendruck-Feldern von Dr. Tax verknüpft werden.

4. Bestehende Vorlagen bearbeiten

Öffnen Sie eine bestehende Vorlage unter VERWALTEN / Word-Vorlagen per Doppelklick.
Microsoft Word 2007 oder höher muss installiert sein.

1. Aktivieren Sie in Word die Makros über Inhalt aktivieren bzw. Enable Content, damit die Seriendruck-Felder angezeigt werden.

   

2. Falls das Fenster für die Seriendruck-Felder nicht sichtbar ist, können Sie es im Register Dr. Tax über Seriendruckfeld einfügen wieder einblenden.

   

3. Passen Sie den Brieftext nach Wunsch an.

4. Fügen Sie bei Bedarf zusätzliche Seriendruck-Felder ein, indem Sie den Cursor an die gewünschte Position setzen und im Dialogfeld das entsprechende Feld auswählen.

   

Speichern und schliessen Sie die Vorlage.
Die Änderungen werden automatisch in der Dr. Tax Datenbank gespeichert und stehen anschliessend allen Anwendern zur Verfügung.

Hinweis:
Speichern Sie die Vorlage nicht unter einem anderen Namen oder in einem anderen Format, da sie sonst nicht automatisch in Dr. Tax zurückgespeichert wird.

5. Standard-Vorlagen importieren

• Die Standard-Vorlagen in Dr. Tax werden von Zeit zu Zeit überarbeitet und ergänzt.
• Es ist jederzeit möglich, die Standard-Vorlagen neu zu importieren. Klicken Sie dazu in der Vorlagenverwaltung auf die Schaltfläche Standard-Vorlagen importieren.
• Ihre bereits angepassten Vorlagen werden durch diesen Vorgang nicht überschrieben.

6. Eigene Vorlagen importieren

Eigene Word-Vorlagen können in Dr. Tax importiert und mit Seriendruck-Feldern verknüpft werden:

1. Öffnen Sie die Navigation Word-Vorlagen.
   

2. Klicken Sie anschliessend auf die Schaltfläche "Word-Vorlage hinzufügen":

   

3. Wählen Sie über die Schaltfläche mit den drei Punkten die gewünschte Word-Vorlage aus.

   

4. Klicken Sie auf Öffnen.

   

5. Vergeben Sie bei Bedarf einen neuen Namen.
   Der Name darf noch nicht in der Vorlagenbibliothek existieren.

   

6. Klicken Sie auf Fertigstellen.

Die Vorlage wird in der Dr. Tax Datenbank gespeichert und gleichzeitig in Microsoft Word geöffnet, damit Sie die Seriendruck-Felder ergänzen können. 

Weitere Anpassungen sind im Abschnitt Bestehende Vorlagen bearbeiten beschrieben.

7. Häufig verwendete Seriendruck-Felder

Nachfolgend finden Sie eine Auswahl häufig verwendeter Seriendruck-Felder:

• «Vertreter.Adressblock»
  Absenderadresse des Vertreters

• «Mandant.Adressblock»
  Korrespondenzadresse des Mandanten

• «Vertreter.Adresse, Ort»
  Wohnsitz des Vertreters

• «Serienbrief.Briefdatum»
  Datum der Erstellung des Briefes

• «Mandant.Briefanrede»
  Briefanrede, z.B. Sehr geehrter Herr Muster

• «Sachbearbeiter.Vorname»

• «Sachbearbeiter.Nachname»

8. Regeln für Seriendruck-Felder

Seriendruck-Felder können mit Regeln kombiniert werden:

1. Fügen Sie ein neues Feld über Einfügen / Schnellbausteine / Feld ein.

2. Wählen Sie den Feldnamen If und bestätigen Sie mit OK.

3. Markieren Sie das Feld und drücken Sie Shift + F9, um die Feldfunktion anzuzeigen.en kann.

Der allgemeine Aufbau einer Wenn-Regel lautet:

{ IF <Feld>=<Wert> <Wenn ja> <Wenn nein> }

Ein Feld aus Dr. Tax wird wie folgt eingebunden:

{ MERGEFIELD <Feld> }

Beispiel:

{ IF { MERGEFIELD Mandant.Zivilstand }="" "Keine Angabe" "{ MERGEFIELD Mandant.Zivilstand }" }

Diese Regel prüft, ob der Zivilstand leer ist.
Ist dies der Fall, wird Keine Angabe eingesetzt, andernfalls der gespeicherte Zivilstand.

Auch verschachtelte Regeln sind möglich:

{ IF { MERGEFIELD Mandant.Anrede }="Herr" "Sehr geehrter Herr"
  { IF { MERGEFIELD Mandant.Anrede }="Frau" "Sehr geehrte Frau"
    "Sehr geehrte Damen und Herren" } }

In diesem Fall wird erst geprüft, ob die Anrede "Herr" ist.

Ist dies der Fall wird das Feld durch Sehr geehrter Herr ersetzt.

Ist dies nicht der Fall wird geprüft, ob die Anrede "Frau" ist.

Ist dies der Fall, dann wird das Feld durch Sehr geehrte Frau ersetzt.

Ist dies nicht der Fall wird das Feld durch Sehr geehrte Damen und Herren ersetzt.

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